Koulutuskuntayhtymä OSAO otti eKuitin käyttöön marraskuussa 2024. ”Kuulimme eKuitista ensimmäisen kerran matkalaskujärjestelmän pääkäyttäjäpäivillä, ja se jäi mieleen. Keväällä 2024 aloitimme käyttöönoton suunnittelun. Esittelin asian talousjohtajalle ja tein ehdotuksen, joka hyväksyttiin”, kertoo talousasiantuntija, M2-pääkäyttäjä Taija Laukkanen.

Taija Laukkanen, OSAO:n talousasiantuntija.

Tavoitteena tehokkuus ja säästöt 

eKuitin käyttöönotolla tavoiteltiin helpotusta väheneviin resursseihin, kustannussäästöjä sekä manuaalisen työn vähentämistä. ”Manuaalisten kuittien käsittely on ollut työlästä sekä M2-käyttäjälle että asiatarkastajalle, ja se vie arvokasta työaikaa. Verottajan ja KILAn ohjeistuksia on noudatettava, ja tositteiden on oltava lain ja hyvän kirjanpitotavan mukaisia. Kaikki tositteet eivät kuitenkaan täytä vaatimuksia, jolloin laskuja joudutaan palauttamaan tai pyytämään lisäselvityksiä. eKuitti helpottaa laskujen laatimista ja asiatarkastusta eli koko käsittelyprosessia. Paperikuittien selvittely tuntuu vanhanaikaiselta. Nyt kun automatisointiin on ollut mahdollisuus, sitä on ollut hyvä edistää. Täysin sähköiset eKuitit ovat myös huomattavasti edullisempia, joten säästöjä syntyy suoraan järjestelmän käytöstä”, Laukkanen toteaa. 

 eKuitti tukee myös OSAO:n strategisia tavoitteita digitalisaation edistämisessä. ”Tavoitteemme on olla Suomen vaikuttavin ammattiosaajien koulutusyhteisö vuoteen 2030 mennessä”, sanoo Laukkanen. 

Käyttöönotto sujui sujuvasti ja palaute on positiivista 

Käyttöönotto sujui nopeasti eikä aiheuttanut ylimääräisiä kustannuksia – tuotantovaiheessa syntyy ainoastaan transaktiokustannuksia. Kokemukset ovat olleet positiivisia: ”Manuaalinen työ on vähentynyt, ja eKuitti on tuonut selkeyttä laskujen laatimiseen ja asiatarkastukseen. Henkilöstö on ollut tyytyväinen, ja palaute on ollut erittäin myönteistä. Esimerkiksi: ’Kätevä ja nopea tapa saada kuitit saman tien sähköisiksi’ ja ’Nopea ja vaivaton'”, kertoo Laukkanen.  

Tällä hetkellä ainoa haaste liittyy siihen, ettei matkatililähetteitä saada automaattisesti GBT:ltä, mikä vie edelleen paljon aikaa. 

”Parasta eKuitissa on ollut automaattisuus, vaivattomuus ja nopeus”, Laukkanen summaa. ”Toivomme, että jatkossa myös taksi- ja parkkimaksuista saadaan kuitit automaattisesti järjestelmään.”  

 Lue lisää eKuitista: eKuitti – Valtiokonttori